Todos nós temos relações difíceis com as nossas contas de email porque não sabemos escrever emails!
É a verdade nua e crua. Custa ler? Então imagina o que custa receber emails mal escritos.
Foi a pensar nisso que resolvi escrever um artigo para te mostrar como escrever emails de forma eficaz.

O terrível problema dos emails

A verdade é que se trata de um flagelo que nos afecta a todos. Não tenhas a mais pequena dúvida.

A boa notícia é que conseguimos quase sempre enquadrá-los numa destas categorias:

a) são demasiado vagos;
b) demasiado longos;
c) têm assuntos ambíguos;
d) a informação não é clara;
e) o corpo do email (“o texto”) não corresponde ao assunto que te levou a ler o email.

Já te estás a contorcer e a pensar nas centenas — ou mesmo nos milhares — de emails deste género que já abriste na tua vida? Normal.

Se eu que estou só aqui a escrever isto estou a arrepiar-me todo, imagino o teu sofrimento.

Pois bem! Podia ficar horas a falar-te sobre isto, mas não foi para isso que te convidei a leres este artigo.
Muito pelo contrário.

Todos nós temos MUUUUITA coisa para fazer e pouco tempo para estar a ler coisas sem interesse e que não acrescentam nada às nossas vidas.

A solução? Encontrar… soluções!

Assim, recomendo que olhemos para cada problema com um único objectivo em mente: encontrar a solução.

Para perceberes como escrever emails da melhor forma possível, proponho-te que sigas estes 4 conselhos.
O melhor de tudo é que esta é uma boa forma de não matar o teu copy assim que ele nasce.

Afinal de contas, todos nós temos o mesmo objectivo: fazer com que as pessoas leiam os nossos emails.

Para que isso aconteça tens de…

1. Tornar o assunto claro e interessante.

Os emails são todos iguais.

Não acreditas?
Então abre a tua caixa de correio e olha para a lista de 50 emails que ali jazem tristes, amontoados e abandonados.

Ali estão eles, acumulados em listas de emails não lidos que, como bem sabemos, na maior parte dos casos, nunca vão chegar sequer a cruzar-se com os teus olhos.
Vão acabar perdidos no vazio eterno da internet.

É por isso que, como profissional da escrita e sobretudo como formador, estou sempre a falar d’

A importância de escolher um bom título

Sabias que o título é sempre a parte mais lida de qualquer notícia ou anúncio?
É, também, a parte mais lida de todos os emails que recebemos.

É a partir do título que as pessoas decidem se vão (ou não) ler o que vem a seguir.

Se este não as agarra, não as prende, ou não consegue despertar qualquer tipo de curiosidade, se não tem a força de as fazer parar, como diria John Caples, “até pode estar escrito em grego.”

David Ogilvy foi sempre muito insistente com a questão dos títulos.

“On average, five times as many people read the headline as read the body copy.
When you have written your headline, you have spent eighty cents out of your dollar.”
— David Ogilvy.

Por esta ordem de ideias, o que fica muito claro é que título tem de ser interessante e despertar uma incontrolável vontade de saber mais em quem recebe o email.

Razão pela qual o teu email tem mesmo de ser capaz de fazer com que eu tenha vontade de o ler até ao fim.

Se não lhe deres um título interessante e, mais importante ainda, que me prometa alguma coisa, a hipótese de clicar no teu conteúdo — ou de abrir o teu email — é muito reduzida.

O flagelo da palavra “Urgente”

Não. Não é por escreveres 🚨 URGENTE 🚨 no título que as pessoas vão ler o teu email.

Se costumas fazer isto, agora é o momento de parares o que estás a fazer para agradeceres aos céus por estares a ler este artigo que te mostra como escrever emails da maneira certa. 😀

Há tanta gente a cair neste erro, o que faz com que tenhamos, nos dias de hoje, um reflexo condicionado em relação a todo e qualquer assunto de email que comece por Urgente.

É a que a sensação que temos é que alguém dentro do nosso cérebro nos está a gritar: Não abras! Apaga isso já!

Olhamos para o título e pensamos sempre na história do “Pedro e o Lobo” — já todos fomos crianças e alguns de nós somos pais.

— Olá, Pedro. Lobo Mau. Encantado

No dia em que o Lobo aparece mesmo e o Pedro está aos gritos, desesperado, a dizer que vem lá o monstro, ninguém acredita nele. Porque será, Pedrinho? Hein? Pensa lá um bocadinho.

Então tu passas que tempos a dizer que o Lobo está a chegar e do Lobo nem sinal.

São dias, semanas, meses, anos nisto.

Depois, no dia em que te vês apertado chamas os amigos. Estes o que é que pensam?

— Tá bem! Tá bem! A gente já vai, ó Pedro.
— Olha, lá está aquele tangas do caraças mais a merda da história do Lobo. É que já nem lhe respondo.
Mentiroso do caral*o!
— Se vier o Lobo é bem-feita que lhe dê uma trinca para ele ver como elas mordem.
— Ahahahahah (riem-se todos)! Yaaaa. Para ver o que é bom prá tosse.
— Pode ser que deixe de mentir de uma vez por todas.
— Ele não percebe que já ninguém o aguenta?
— Sei lá. Nem deve pensar nisso. Quer tanto ter atenção e ser engraçado que faz isto.
— Enfim.
— Pois olha, eu cá espero que o Lobo lhe dê mesmo uma ferroada no cu. Odeio mentirosos.

Urgências? Estão nos hospitais.

Por isso, a conclusão é muito simples e está mesmo aqui em cima, neste subtítulo.

Nada é assim tão urgente que te faça escrever a palavra URGENTE.
Caramba! Se é urgente pede o número de telefone e telefona.
Não envies um email a dizer que é urgente.

Para além de que os filtros de spam adoram ver emails com assuntos em CAPS LOCK e pontos de exclamação!!!

Já para não falar no ar desesperado que isto passa para quem recebe o teu email nestes preparos.
Isto, se ele chegar a passar pelos filtros e pela vontade que a pessoa que o recebe vai ter de o apagar,
como é óbvio.

Bom, mas se queres mesmo aprender como escrever emails de forma mais eficaz e títulos que levam as pessoas a abrir os teus emails, tens de seguir…

O exemplo da imprensa.

Um óptimo exercício que podes fazer é espreitar e aprender com quem faz disto vida.

Combinas essa pesquisa isso com a tua vontade incontrolável de fazeres mais e melhor e vais descobrir como é que se fazem títulos que levam as pessoas a ler o que escreves.

Abrir os sites do NYTimes, do Washington Post, bem como dos nossos, Público, Diário de Notícias ou Expresso, ajuda-te a perceber como são construídos os títulos que transformam as pessoas em leitores de notícias — deixando de lado o papel de leitores de títulos.

Este exercício, para além de te ajudar a perceber como funciona esta ciência, ainda te permite absorver informação sobre o que se passa no mundo em que vives. Não é um mau negócio. Acredita.

Lembra-te que, ao nível de altos quadros das empresas, por exemplo, a maioria destas pessoas apaga
1/3 dos emails sem os ler.

Com que base é que filtram estes emails? Pelo título. E pelo nome de quem o envia.

Já ficas com uma ideia da importância de teres que pensar muito bem no título dos teus emails.

Uma prova de que estás a fazer a coisa bem-feita é quando o título do teu email…

2. Vai direito ao assunto.

Em inglês há duas expressões que soam tão bem e que dizem na perfeição aquilo que se quer com um título.
Uma delas tem até um acrónimo em sua honra — KISS:

Keep It Short and Simple.

A segunda é a clássica:

Straight to the point.

Não só para poupar o precioso tempo do leitor, mas mais do que qualquer outra coisa, para dizeres aquilo que queres dizer, da forma mais rápida e clara possível.

Ler emails longos num ecrã de computador, ou num smartphone é um exercício penoso.
Para a tua sanidade mental e também para a tua saúde ocular.

Por isso, e, porque tem de ser essa a tua missão, procura sempre ajudar as pessoas com quem falas.

Já dizia o “monstro” Leo Burnett:

“What helps people helps business”
— Leo Burnet

Como é que fazes isto? Aprendes tudo o que puderes sobre como escrever emails da melhor forma.

E depois, à medida que dedicas mais tempo a isto, começas a ver melhorias.

Numa fase inicial, aqui tens um óptimo exercício:
— escreves 1 texto que ocupe exactamente uma folha A4. Depois, vais ter de apagar metade do que escreveste.

O resultado prático que esta técnica simples tem, é que vai ter impacto directo na forma como os teus emails são lidos por quem os recebe. E isto é absurdo de tão bom.

As pessoas querem respostas rápidas a questões simples.

Sabes o que é que isso quer dizer? Emails curtos e breves, claro que sim, mas que sejam completos, direitos ao assunto, objectivos e com uma mensagem simples.

Esta é a única variável que controlas quando envias um email, o que significa que tens de ser capaz de a usar a teu favor, nas alturas certas.

O que nunca podes mesmo esquecer é…

3. A importância do contexto.

O email pode ser curto, conciso… e ainda assim recebes uma resposta a pedir que sejas mais específica. WROOOONG!

Quando omites ou te embrulhas no contexto daquilo que queres dizer, transformas-te num “email creep”.

Alguém que começa — com frequência — trocas de emails exaustivas e que não levam a lado nenhum.

Temos de ser muito claros — ao nível do que o Fairy faz com a loiça — quanto ao propósito da mensagem que queremos passar. O que queremos que o nosso leitor faça?

Se queremos ou estamos à espera de receber uma resposta ao nosso email, temos de escrever isso mesmo de forma muito clara. “Por favor responde (ou responda a este email durante esta semana).”

Nunca deixes essa decisão nas mãos de quem lê. O resultado é terrível!

Não posso terminar esta lista sem falar da importância de…

4. Definir um tom de voz.

Claro que os emails não têm cara nem voz.
Mas o assunto pode começar por fazer essa distinção.

“Ajuda-me. Como respondo a isto?” ou “Muito obrigado a todos” são boas formas de marcar logo o tom de voz que vamos usar na comunicação.

Por outro lado, a saudação inicial que escolhemos pode fazer a mesma coisa.

É possível ser-se informal, amigável e profissional, tudo na mesma frase.

“Olá, António”, parece mais adequado e aceite nesta economia digital do que “Caro António”, ou “Estimado e prezado Martim”.

Lembra-te sempre duma parte crucial da vida de um email: a assinatura final.

Todos nós recebemos dezenas, centenas de emails que não acabam… não há uma assinatura, uma despedida. Nada. Parece que alguém matou a pessoa que estava a escrever.

Nunca te esqueças que isso também diz muito de quem o escreve.

Para terminar.

Quero reforçar a ideia que deu origem a este artigo e que se centrou, de uma maneira geral, em mostrar-te como escrever emails de maneira a que as pessoas sintam vontade de os ler.

Estas dicas têm como único objectivo fazer com que os teus emails sejam abertos e lidos.

Nada mais do que isto. O que, por si só, já é um feito que vai lá vai.

Se, como vimos, ao nível dos quadros superiores, mais de 30% dos emails são apagados sem serem sequer abertos, então estas dicas podem fazer com que os teus emails passem a fazer parte dos outros 70% — os emails que são lidos e que, de preferência, conseguem uma resposta.

Ou seja, se o teu email tiver um título claro e interessante, se for direito ao assunto, ou, em bom inglês, for straight to the point, se e tiver contexto e o tom de voz for adequado e amigável, o sol vai sorrir-te mais vezes.

Os teus emails vão passar a ser recebidos com satisfação.

O que significa que vale e bem a pena mudar a estratégia e pensar mais em quem recebe os teus emails, mas sobretudo na forma como estes são enviados.

Não desperdices o tempo das pessoas.

Depois das explicações todas quero que te lembres das regras de ouro:

— não enviar emails desnecessários;
— evita desperdiçar o tempo das pessoas;
— faz tudo o que puderes para não espetares com o nome de todas as pessoas da empresa em cc.;
— em caso de dúvida, não cliques no botão ENVIAR.

Esta última é a mais importante de todas!
Se não tens a certeza do que estás a dizer, não envies, não publiques, não abras a boca.
Não te mexas! Não respires. E sim, também eu já caí na asneira de fazer o contrário.

Espero que estes 4 conselhos — e as regras de ouro — te ajudem a escrever emails que as pessoas querem ler.

Podes não acreditar, mas isto vai mudar a tua vida para sempre.

Se seguires estas dicas vais escrever melhor, ter mais emails abertos e cair nas boas graças das pessoas a quem os envias.

Já sabes como escrever emails.

Antes de me ir embora, quero desejar-te boa sorte — que é muitas vezes o que decide o nosso caminho.

Não desanimes já, que a viagem está só a começar.
Escrever é duro, mas vale tudo para quem gosta de o fazer.

Vais fazer asneira várias vezes. Enganar-te várias vezes.
No entanto, acredita no que te digo, é a única forma que temos de aprender e de melhorar.

Se precisares de alguma coisa, estou por aqui.

Queres aprender tudo sobre Web Copywriting e, entre outras coisas, conhecer fórmulas de sucesso para escrever melhor? Inscreve-te num dos meus Workshops de Web Copywriting.

———————————————–

Fonte: “Writing That Works”, Kenneth Roman & Joel Raphaelson.